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Comment configurer son adresse e-mail professionnelle ?

Learn how to set up a professional email address for your business.

Une adresse e-mail professionnelle rattachée à votre nom de domaine en dit bien plus que vous imaginez. Faites le test autour de vous, demandez à vos proches ce qu’ils pensent d’un professionnel affichant une adresse email générique (ex. type Hotmail ou Gmail) ou bien une adresse e-mail professionnelle : prénom.nom@entreprise.com.

Les réponses diffèrent rarement, une adresse courriel professionnelle est rassurante et inspire confiance. En effet, cela donne une image plus professionnelle à votre entreprise. Elle aura toujours plus d’impact auprès de vos clients qu’une adresse email générique. Il n’y a pas à hésiter, la création d’une boîte e-mail pro est rapide et facile à mettre en place.

Qu’est-ce qu’une adresse email professionnelle ?

Une fois votre nom de domaine choisi et obtenu, ous pouvez faire le choix d’une adresse e-mail professionnelle. Elle est rattachée à votre nom de domaine, c’est-à-dire que la partie après l’@ sera le nom de domaine que vous avez choisi pour votre entreprise. (exemple : contact@votrebusiness.com).

La boîte email professionnelle fait partie intégrante de l’identité de votre entreprise, et offre de nombreux avantages. C’est un réel gage de crédibilité et surtout la possibilité pour vos clients et prospects de vous identifier instantanément lorsque vous leur écrivez.

Comment gérer votre boite mail professionnelle ?

Dès lors que vous enregistrez votre nom de domaine, il est possible d’obtenir une adresse e-mail rattachée à ce dernier, hébergée par le fournisseur de votre nom de domaine. Il y a généralement trois façons de gérer l’hébergement de votre nouvelle adresse email professionnelle afin qu’elle soit prête et facile à utiliser:

  • Fournisseur de messagerie gratuit en ligne (Gmail...), ou application (Thunderbird)

Rediriger votre adresse e-mail rattachée à votre nom de domaine à un compte de messagerie existant tel que Gmail est possible. Simple à installer et à utiliser lorsque que l’on est débutant, c’est une bonne alternative aux offres des hébergeurs. Toutefois, vos e-mails professionnels et personnels se retrouveront dans la même messagerie. A moins que vous n’optiez pour la version payante de Gmail pro, qui vous offrira plus de fonctionnalités.

Il existe d’autres applications de service de messagerie gratuite telles que Thunderbird (développé par la Fondation Mozilla). A l’image de Firefox, Thunderbird offre plusieurs plugins qui peuvent se révéler très pratique si vous avez besoin de quelques fonctionnalités supplémentaires pour votre boîte mail professionnelle. Gardez cependant à l’esprit que le service client des applications gratuites ne sera certainement pas aussi performant que celui des solutions payantes.

Si vous avez besoin d’un service de messagerie plus complet afin de disposer d’outils plus élaborés, les fournisseurs payants répondront à vos besoins. Parmi les plus connus vous retrouverez Outlook, Google Apps for Work ainsi que Workmail. Ces fournisseurs payants vous feront bénéficier de nombreuses fonctionnalités, telles que l’intégration d’un calendrier, d’un gestionnaire de tâches et d’un gestionnaire de contacts.

Votre bureau d’enregistrement et/ou votre hébergeur offre habituellement un service de messagerie professionnelle à moindre coût. Cette solution relativement facile à mettre en place est pratique et plus complète qu’un fournisseur de messagerie gratuit. Pour un prix raisonnable, cette solution comprend généralement un service client en cas de panne. L’interface peut cependant avoir des caractéristiques ou des fonctionnalités limitées par rapport aux services de messagerie spécialisés tels qu’Office 365 ; il faut également envisager des coûts supplémentaires si vous souhaitez plus d’espace de stockage sur votre messagerie professionnelle.

Ces trois possibilités de boîte mail pro offrent donc divers avantages et inconvénients. Avant de faire votre choix, il est important de prendre en considération le fonctionnement, et l’avenir de votre entreprise. Quelques questions à se poser au préalable : souhaitez-vous séparer vos e-mails personnels de vos emails professionnels ? De combien d’adresses email différentes pour vos collaborateurs avez-vous besoin ? Et surtout, quel budget pouvez-vous consacrer à un service de messagerie pour entreprise ?